Ein Star-DJ, schillernde VIP-Gäste, ein exklusives Menu – oder die hippsten Bands in der angesagten Festival-Location und viele feiernde Fans: der Traum eines jeden Eventmanagers! Die vielfältigen weiteren Bereiche, in denen Eventmanager arbeiten, und ihre spannenden Aufgaben haben wir zusammengefasst.
Vom Stadtfest bis zum Konzert
Vielbesuchte Messen, hippe Konferenzen, Festivals oder Konzerte, Mitarbeiter-Events in Konzernen, edle Ballnächte, Großkunden-Events der B2B-Branche, Stadtfeste oder Sport-Großveranstaltungen – die Wirtschaft benötigt kreative und stressresistente Eventmanager mit Organisationstalent für alle Branchen. Spannende Positionen warten sowohl in Konzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) oder Start-ups. Viele Eventmanager arbeiten in Marketing- und Event-Agenturen oder machen sich selbstständig.
Tausend Ideen im Kopf – die Konzeption
Die Arbeit des Eventmanagers beginnt lange vor dem Termin der Veranstaltung. Zu Beginn steht die Konzeption. Welches Ziel hat das Event und welche Ideen gibt es dazu? Welche Vorgaben sind zu beachten? Wie lassen sich die Ideen in der Realität umsetzen? Wie halten wir den roten Faden während des Events? Wie viele Gäste laden wir ein? Wie gestalten wir die Einladungen? Wie lässt sich das Event-Motto ganzheitlich umsetzen?
Wer vorausschauend arbeitet und kreativ ist, kann dem Event bereits in diesem Stadium eine gute Basis geben. Marketing-Wissen aus einem BWL-Studium hilft dabei besonders.
Angehende Eventmanager sollten sich auf unkonventionelle Arbeitszeiten einstellen. Diese warten zwar weniger in der Vorbereitungsphase für ein Event, doch am Tag der Veranstaltung geht es für Eventmanager meist früh morgens los und endet oft erst spät in der Nacht.
Lange to-do-Listen – die Organisationsphase
Der zweite große Meilenstein im Eventmanagement ist die Organisation. In dieser Phase warten viele Aufgaben im Büro. Neben der Suche nach einer zum Event passenden Location und nach Mitwirkenden an Programmpunkten – Musiker, DJ, Comedian, Moderator, Experten, vielleicht sogar ein Zauberer – gehören zu den To-do’s:
- Kosten kalkulieren
- Marketing im Vorfeld des Events, Kommunikation währenddessen – z. B. Presse und Social Media – und Nachberichterstattung planen
- Dienstleister organisieren – z. B. Caterer, Technik, Musiker, Hotels – und Verträge abschließen
- Ablauf- und Notfallpläne erstellen
- Genehmigungen bei Behörden einholen, z. B. Versperren öffentlicher Plätze, Parkplätze, Einfahrten während des Auf- und Abbaus
- Sicherstellen von Arbeits- und Brandschutz
- Mitarbeiter, Dienstleister und Künstler briefen
- Einladungen entwerfen und versenden (lassen), Anmeldungen prüfen und an die Location weitergeben
Je nach Event können weitere Aufgaben hinzukommen.
Flexibilität und ein kühler Kopf – der Veranstaltungstag
Dann ist er da – der große Tag. Jetzt heißt es für Eventmanager einen kühlen Kopf zu bewahren. Sie sind meist die ersten Personen, die lange vor Beginn des Events vor Ort sind, und die letzten, die das Event-Gelände verlassen. Bevor die Gäste eintreffen, kontrolliert der Eventmanager den Stand der Dinge. Ist alles dort, wo es hingehört? Sind die Dienstleister und Künstler pünktlich? Oftmals erntet man für einen zuvor erstellten Notfallplan nun die Lorbeeren. Denn „irgendwas ist immer“, sei es der verspätete Künstler, das fehlende vegetarische Menü oder die ausgefallene Technik. Beherztes Mitanpacken charakterisiert in solchen Fällen die Stunden vor dem Event. Erneut punkten Eventmanager dann mit Kreativität und Flexibilität. Welche – vielleicht humorvollen – Alternativen gibt es zur fehlenden Nebelmaschine? Wie organisieren wir ein neues Zelt als Ersatz für das, das während des Gewitters in der Nacht zuvor kaputtgegangen ist?
Geduld ist eine weitere Tugend, die Eventmanager erfolgreich macht. Vor und während des Events sind Sie als Bindeglied zwischen Agenturen, Veranstalter, Dienstleistern und Gästen Ansprechpartner für alle. Oft heißt es „Einmal tief Luft holen“, freundlich und organisiert bleiben und an möglichst vielen Orten gleichzeitig sein.
Der Weg ins Eventmanagement
Es lohnt sich, direkt nach dem Abitur ein Praktikum in einer Eventagentur oder Eventabteilung eines Unternehmens zu absolvieren. So lernen Sie viele Bereiche der Veranstaltungsorganisation kennen und können anschließend bewerten, ob diese Branche etwas für Sie ist. In einem BWL-Studium mit dem Schwerpunkt Eventmanagement vertiefen Sie Ihre bisherigen Kenntnisse. Studieren Sie an einer Hochschule wie der privaten accadis Hochschule Bad Homburg, kommen Sie zudem in den Genuss von Praxisphasen, die in das Studium integriert sind. Diese nutzen Sie, um das im Hörsaal Gelernte direkt in der Event-Praxis anzuwenden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie erste Kontakte für Ihre an das Studium anschließende Karriere sammeln.
Wer ist der geborene Eventmanager?
Das Eventmanagement ist eine spannende und hochdynamische Branche, die zahlreiche Karrierewege bietet. Wer stressresistent, kreativ und flexibel ist, wird diesen Job lieben und nach dem Studium erfolgreiche Events organisieren, die den Gästen in bester Erinnerung bleiben.
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